Những giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự không phải lúc nào cũng được tự động chấp nhận trong mọi thủ tục. Việc miễn còn phụ thuộc vào quốc gia cấp tài liệu, loại giấy tờ, điều ước hoặc thỏa thuận đang áp dụng và yêu cầu cụ thể của cơ quan tiếp nhận, vì vậy người sử dụng cần kiểm tra kỹ trước khi nộp hồ sơ.
Những giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự cần được xác định dựa trên căn cứ pháp lý và phạm vi áp dụng đối với từng quốc gia, từng loại tài liệu. Cá nhân, tổ chức nên xác minh trực tiếp với cơ quan tiếp nhận, đồng thời chuẩn bị bản dịch, bản sao hoặc chứng thực cần thiết để tránh hiểu nhầm rằng được miễn toàn bộ các thủ tục liên quan.
